Política de Privacidade

Esta Política descreve como a helpsys. trata dados pessoais no âmbito da plataforma helpsys., em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD).

Esta Política se aplica a três públicos, com tratamentos distintos entre si: (i) visitantes do site institucional; (ii) profissionais que assinam a Plataforma ("Cliente"); e (iii) pacientes atendidos pelo Cliente, com ou sem acesso ao Portal do Paciente ("Paciente").

1. Papéis: quem é o Controlador dos seus dados

Dados do Cliente (cadastro, pagamento, uso da Plataforma): a helpsys. é a Controladora.

Dados do Paciente (prontuário, avaliações, sessões, documentos, dados inseridos no Portal do Paciente): o Cliente (o profissional ou clínica que atende o Paciente) é o Controlador; a helpsys. atua apenas como Operadora, tratando esses dados sob as instruções do Cliente. Solicitações do Paciente relacionadas aos seus próprios dados pessoais (como acesso, correção, cópia ou eliminação) devem ser dirigidas exclusivamente ao profissional que o atende, por ser ele o Controlador desses dados; a helpsys., como Operadora, não atende nem decide esse tipo de solicitação diretamente, apenas auxilia o Cliente a atendê-la sempre que tecnicamente possível. Já questões estritamente técnicas sobre o funcionamento do Portal do Paciente (como problemas de acesso ou login) podem ser dirigidas diretamente à helpsys.

2. Quais dados coletamos

2.1 Do Cliente (profissional assinante)

• Dados de identificação: nome completo, CPF, número de registro no CRP, e-mail, telefone.
• Dados profissionais: endereço do consultório, cidade, logotipo (quando enviado).
• Dados de pagamento: processados diretamente pela instituição de pagamento parceira; a helpsys. não armazena números completos de cartão.
• Dados de uso: registros de acesso, ações realizadas na Plataforma, endereço IP, informações de dispositivo/navegador, para fins de segurança e melhoria do serviço.

2.2 Do Paciente

• Dados de identificação e contato: nome, CPF, data de nascimento, telefone/WhatsApp, e-mail, e, quando aplicável, dados de responsável legal.
• Dados sensíveis de saúde (art. 5º, II, LGPD): conteúdo de prontuário psicológico, plano terapêutico, resultados de avaliações e instrumentos, registros de atividades terapêuticas, documentos clínicos (atestados, laudos, relatórios, pareceres) e demais informações inseridas pelo Cliente ou pelo próprio Paciente no exercício do acompanhamento psicológico.
• Dados financeiros: valores e status de cobranças relativas às sessões, quando registrados pelo Cliente.
• Dados de acesso ao Portal do Paciente: e-mail cadastrado, registros de login e de interação com sessões, atividades, materiais e documentos disponibilizados pelo Cliente.

3. Base legal para o tratamento

Para os dados do Cliente, o tratamento se baseia na execução de contrato (art. 7º, V, LGPD) e, quando aplicável, em obrigação legal ou regulatória (ex.: dados fiscais).

Para os dados sensíveis de saúde do Paciente, a base legal aplicável (art. 11, LGPD) é definida e assegurada pelo Cliente, na qualidade de Controlador: tipicamente a tutela da saúde, em procedimento realizado por profissional de saúde, ou o consentimento do Paciente ou de seu responsável legal. A helpsys. trata esses dados apenas como Operadora, para viabilizar tecnicamente o serviço contratado pelo Cliente.

4. Para que usamos os dados

• Viabilizar o funcionamento da Plataforma e do Portal do Paciente.
• Processar pagamentos e gerenciar a assinatura do Cliente.
• Fornecer suporte técnico e comunicar atualizações relevantes do serviço.
• Prevenir fraudes e garantir a segurança da Plataforma.
• Cumprir obrigações legais e regulatórias.

A helpsys. não utiliza dados de Pacientes para publicidade, para treinamento de modelos de inteligência artificial de terceiros, nem para qualquer finalidade alheia à prestação do serviço contratado pelo Cliente.

5. Com quem compartilhamos dados

A helpsys. compartilha dados apenas com os seguintes subcontratados, estritamente para viabilizar o serviço:

• Supabase Inc.: provedor de banco de dados, autenticação e armazenamento de arquivos.
• PagBank/PagSeguro: processamento de pagamentos e cobranças.
• Cloudflare, Inc.: hospedagem e entrega da aplicação; e, quando o Cliente utiliza o recurso de ditado por voz no prontuário, transcrição do áudio para texto por meio do serviço Cloudflare Workers AI — o áudio é processado apenas para gerar o texto, não é utilizado para treinar modelos de inteligência artificial e não é armazenado após a transcrição.
• Resend: envio de e-mails transacionais (confirmação de cadastro, redefinição de senha, convites).
• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform): envio de mensagens e lembretes, quando ativado pelo Cliente.

Não vendemos dados pessoais a terceiros. Dados podem ainda ser divulgados quando exigido por lei, ordem judicial ou requisição de autoridade competente.

6. Transferência internacional de dados

Alguns dos subcontratados listados na Cláusula 5 podem processar ou armazenar dados fora do território nacional. Nesses casos, a helpsys. adota as salvaguardas exigidas pelo art. 33 da LGPD (como cláusulas contratuais específicas ou selo de boas práticas do fornecedor), sempre que uma transferência internacional for necessária.

7. Retenção e eliminação

Os dados são mantidos enquanto a conta do Cliente estiver ativa, sem exclusão automática — o que inclui o tempo necessário para que o Cliente cumpra seus próprios deveres de guarda do prontuário psicológico junto ao Conselho Federal de Psicologia e à legislação aplicável.

Após o cancelamento da assinatura, os dados permanecem guardados e disponíveis para exportação pelo Cliente por até 24 (vinte e quatro) meses, prazo substancialmente maior do que o necessário apenas para uma eventual reativação, justamente para dar tempo de sobra para a exportação de uma cópia completa. Encerrado esse prazo, a eliminação não é automática e depende de avaliação caso a caso, sempre ressalvadas as hipóteses do art. 16 da LGPD — como o cumprimento de obrigação legal ou regulatória do Cliente, hipótese em que os dados do Paciente podem precisar ser preservados por mais tempo, independentemente do status da assinatura.

8. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados pessoais, incluindo:

• Isolamento lógico dos dados entre diferentes contas de clientes (cada Cliente só acessa os dados de seus próprios Pacientes).
• Controle de acesso por autenticação e por papel de usuário (perfis distintos para profissional, administrativo e paciente).
• Criptografia dos dados em trânsito.
• Registro de auditoria de acessos relevantes.

Nenhum sistema é absolutamente seguro. Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante, a helpsys. notificará os Clientes afetados e, quando exigido por lei, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), em prazo razoável.

9. Direitos dos titulares de dados

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular de dados pessoais tem direito a solicitar, mediante requisição:

• Confirmação da existência de tratamento.
• Acesso aos dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou excessivos.
• Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço.
• Eliminação dos dados tratados com consentimento, quando aplicável.
• Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais os dados foram compartilhados.
• Revogação do consentimento, quando essa for a base legal do tratamento.

Clientes podem exercer esses direitos diretamente, pelo canal indicado na Cláusula 12. Pacientes devem dirigir sua solicitação exclusivamente ao profissional que os atende (o Controlador de seus dados de saúde); a helpsys., como Operadora, não atende nem decide esse tipo de solicitação diretamente, mas auxiliará o Cliente a atendê-la sempre que tecnicamente possível.

10. Crianças e adolescentes

Quando o Paciente for menor de 18 anos, o tratamento de seus dados depende do consentimento específico e destacado de ao menos um dos pais ou do responsável legal (art. 14, LGPD), a ser obtido e assegurado pelo Cliente, na qualidade de Controlador.

11. Cookies e tecnologias de rastreamento

O site institucional da helpsys. utiliza apenas cookies estritamente necessários ao funcionamento (como os de sessão e autenticação). Caso cookies de análise de audiência venham a ser adotados no futuro, isso será informado por um banner de cookies específico.

12. Encarregado de Dados (DPO) e contato

Dúvidas, solicitações ou reclamações relacionadas a esta Política podem ser enviadas para contato@helpsys.app.

13. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada periodicamente. Alterações relevantes serão comunicadas por e-mail ou aviso na Plataforma, com indicação da data de última atualização.